ข้อมูลข่าวสาร คือ สิ่งที่สื่อความหมายให้ทราบถึงเรื่องราวหรือข้อเท็จจริงเรื่องหนึ่ง เรื่องใดโดยในความหมายนี้เน้นที่การสื่อความหมายเป็นหลัก มิได้เน้นที่รูปร่างหรือรูปแบบของความเป็นข้อมูลข่าวสาร กล่าวคือ สิ่งที่เป็นข้อมูลข่าวสารได้นั้นไม่จำเป็นต้องอยู่ในรูปร่าง หรือรูปแบบของกระดาษที่มีข้อความหรือแฟ้มเอกสาร แต่หมายความรวมถึงสิ่งต่างๆ ที่อาจจะปรากฏให้เห็นเป็นข้อความ ตัวเลข สัญลักษณ์ เสียง และสิ่งอื่นๆที่ทำให้มนุษย์สามารถเข้าใจและรู้ความหมายได้ ไม่ว่าจะเป็นโดยสภาพขอสิ่งนั้นเอง หรือโดยผ่านกรรมวิธีใดๆ เช่น ประจุไฟฟ้าแม่เหล็ก ฟิล์ม ไมโครฟิล์ม รูปภาพ เทปบันทึกเสียง เทปบันทึกภาพ คอมพิวเตอร์ แผ่นบันทึกข้อมูล (Diskette) คอมพิวเตอร์ เป็นต้น

      ข้อมูลข่าวสารของราชการ หมายความว่า ข้อมูลข่าวสารที่อยู่ในความครอบครอง หรือควบคุมดูแล ของหน่วยงานภาครัฐ ซึ่งถือเป็นข้อมูลข่าวสารที่อยู่ในบังคับแห่ง พระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ. 2540

      ดังนั้น ความหมายของคำว่า “ข้อมูลข่าวสารของราชการ” จึงให้ความสำคัญต่อลักษณะหรือสิทธิในการยึดถือข้อมูลข่าวสารนั้นว่าอยู่ในขอบเขตอำนาจครอบครองหรือควบคุมดูแลของหน่วยงานของรัฐหรือไม่ ทั้งนี้โดยไม่ต้องคำนึงถึงว่าเนื้อหาสาระของข้อมูลข่าวสารเป็นเรื่องเกี่ยวกับอะไร อาจจะเป็นเรื่องเกี่ยวกับการดำเนินการของรัฐ หรือเกี่ยวข้อกับบุคคลหรือเอกชนใดๆ ก็ได้

ประชาชนจะเข้าถึงข้อมูลข่าวสารของราชการได้อย่างไร ?

พระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ. 2540 กำหนดวิธีในการเปิดเผยข้อมูลข่าวสารไว้ 4 วิธี ดังนี้

   1.) เปิดเผยโดยการนำข้อมูลข่าวสารที่กฎหมายกำหนดลงพิมพ์ในราชกิจจานุเบกษา ข้อมูลที่ต้องเปิดเผยโดยวิธีนี้ประกอบด้วย ข้อมูลที่เกี่ยวกับโครงการสร้างและการจัดการองค์กร สรุปอำนาจหน้าที่สำคัญและวิธีการดำเนินงาน สถานที่ติดต่อเพื่อขอรับข้อมูล ข่าวสาร กฎ มติคณะรัฐมนตรี ข้อบังคับ คำสั่ง หรือหนังสือเวียน ที่จัดให้มีขึ้นโดยมีสภาพอย่างกฎเพื่อให้มีผลเป็นการทั่วไปต่อเอกชนที่เกี่ยวข้องและข้อมูลข่าวสารอื่นตามที่คณะกรรมการกำหนด

   2.) เปิดเผยโดยการตั้งแสดงไว้ในสถานที่ที่หน่วยงานจัดเตรียมไว้ให้ประชาชนเข้าตรวจดูได้ด้วยตนเอง ข้อมูลข่าวสารที่ต้องเปิดเผยโดยวิธีนี้ประกอบด้วย ผลการพิจารณาหรือคำวินิจฉัยที่มีผลโดยตรงต่อเอกชน นโยบายหรือการตีความหมายที่ไม่เข้าข่ายต้องลงพิมพ์ในราชกิจจานุเบกษาตามมาตรา 7 (4) แผนงาน/โครงการ และงบประมาณรายจ่ายประจำปีที่กำลังดำเนินการคู่มือคำสั่งเกี่ยวกับวิธีปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ของรัฐ ซึ่งมีผลกระทบถึงสิทธิหน้าที่ของเอกชน สิ่งพิมพ์ที่ได้อ้างถึง มาตรา 7 วรรคสอง สัญญาสัมปทาน สัญญาที่มีลักษณะเป็น การผูกขาด ตัดตอน หรือสัญญาร่วมทุนกับเอกชน ในการจัดทำบริการสาธารณะ มติคณะรัฐมนตรี หรือมติคณะกรรมการที่แต่งตั้งโดยกฎหมาย หรือโดยมติคณะรัฐมนตรี และข้อมูลข่าวสารอื่นตามที่คณะกรรมการกำหนด

   3.) เปิดเผยตามที่ประชาชนมีคำขอเป็นการเฉพาะราย ซึ่งข้อมูลข่าวสารที่จะขอให้เปิดเผยโดยวิธีนี้ เป็นข้อมูลข่าวสารที่อยู่นอกเหนือจากข้อ 1 และข้อ 2 ดังกล่าวข้างต้น

   4.) การเปิดเผยโดยหอจดหมายเหตุแห่งชาติ ข้อมูลข่าวสารที่จะขอให้เปิดเผยโดยวิธีนี้ คือ ข้อมูลข่าวสารที่เป็นเอกสารประวัติศาสตร์ ทั้งนี้เพื่อให้ประชาชนได้มีโอกาสศึกษาค้นค้าเป็นการทั่วไป

เมื่อได้ทราบถึงวิธีการเปิดเผยทั้ง 4 วิธี ดังกล่าวข้างต้นแล้ว กล่าวได้ว่าประชาชนจะสามารถเข้าถึงข้อมูลข่าวสารของราชการ สรุปได้ดังนี้

   1.) โดยการตรวจค้นได้จากราชกิจจานุเบกษา สำหรับข้อมูลข่าวสารที่ต้องเปิดเผยโดยวิธีการลงพิมพ์ในราชกิจจานุเบกษา ตามมาตรา 7 แห่งพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ. 2540

   2.) โดยการใช้สิทธิเข้าตรวจดูได้ด้วยตนเอง ณ สถานที่ ที่หน่วยงานกำหนดและจัดเตรียมข้อมูลข่าวสารนั้นไว้สำหรับข้อมูลข่าวสารตามมาตรา 9 แห่งพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ. 2540

   3.) โดยการไปใช้สิทธิขอดูโดยการยื่นคำขอต่อหน่วยงานของรัฐ ที่จัดกับหรือครอบครองดูแลข้อมูลข่าวสารที่ต้องการขอดูนั้น สำหรับข้อมูลข่าวสารของราชการปกติทั่วไป

   4.) โดยการใช้บริการศึกษาค้นคว้า ณ หอจดหมายเหตุแห่งชาติ สำหรับข้อมูลข่าวสารที่เป็น “เอกสารประวัติศาสตร์”

“ข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคล” หมายความว่าอย่างไร?

      “ข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคล” คือ ข้อมูลข่าวสารที่เกี่ยวกับข้อเท็จจริงที่เป็น “สิ่งเฉพาะตัว” ของบุคคล ไม่ว่าในแง่มุมใด เช่น การศึกษา ฐานะการเงิน ประวัติ สุขภาพ ประวัติอาชญากรรม ประวัติการทำงาน เป็นต้น

      ข้อมูลข่าวสารที่เกี่ยวกับสิ่งเฉพาะตัวของบุคคลยัง ไม่ถือเป็นข้อมูลข่าวสารส่วนบุคคลตามพระราชบัญญัตินี้ นอกจากจะมีสิ่งบ่งชี้ตัวบุคคลด้วยว่าข้อมูลข่าวสารนั้นเป็นของบุคคลใด โดยอาจเป็น รหัส หมายเลข รูปถ่าย หรือ สิ่งบ่งชี้อย่างอื่นก็ได้

      โดยปกติคนเราจะมีความเป็นอยู่ส่วนตัวในการดำรงชีวิตระดับที่ไม่ต้องการให้ผู้อื่นนำไปเปิดเผยต่อสาธารณะ ซึ่งอาจทำให้เราเกิดความไม่สบายใจ หรือรำคาญใจ ซึ่งมาตรา ๓๔ ของรัฐธรรมนูญ ได้รับรองว่าบุคคลมีสิทธิในความเป็นอยู่ส่วนตัว ผู้ใดจะรุกล้ำความเป็นอยู่ส่วนตัวของบุคคลอื่นมิได้